Organizar un evento corporativo es todo un reto, hay que tener en cuenta los objetivos de llevar a cabo el evento, el presupuesto, la logística y también la creatividad. Pero, sobre todo, el momento perfecto. La elección de la fecha puede parecer un detalle sin importancia (pensamos, “bueno, hay muchos días en el calendario”), pero en realidad tiene una gran importancia en la asistencia, en la disponibilidad de los proveedores y hasta en el ambiente del evento.
Claves para elegir la fecha perfecta
Primero, nos tenemos que centrar en el tipo de evento, no es lo mismo una presentación de producto, que un shooting o una formación. Cada tipo de evento tiene su momento. Por ejemplo, para un lanzamiento es recomendable evitar vacaciones, mientras que para una formación, lo ideal es que sea entre semana y dentro del horario laboral (de esta forma, seguramente contemos con más asistencia), y para una celebración o un evento más “informal”, lo ideal sería un jueves o viernes por la tarde.
En segundo lugar, consulta los calendarios clave, antes de bloquear una fecha, revisa los festivos nacionales y locales, las vacaciones escolares (para todo aquel que tenga hijos), los eventos importantes del sector o de la empresa, etc.
Sería conveniente hacer una selección previa de 2 o 3 fechas y verificar cuál encaja mejor.
En tercer lugar, identifica a tu audiencia y tenla en cuenta. Si tu evento es para altos cargos, evita lunes y viernes, ya que suelen predominar las reuniones, en cambio, si tu público es joven, un evento nocturno entre semana puede funcionar. Y, si cuentas con asistentes internacionales, ten en cuenta los puentes y días festivos de sus países.
Y por último, piensa en anteriores experiencias. Hay fechas y horas que aparentemente están bien, pero en realidad no lo fueron. Es decir, no es lo mejor organizar una formación un lunes a las 8 de la mañana, o una reunión al aire libre en pleno agosto. Elige una fecha que tenga sentido y que sea coherente con lo que quiere transmitir tu empresa.
Cuanto antes elijas la fecha, más posibilidades tendrás de encontrar el espacio perfecto, asegurar la asistencia de los invitados y coordinar todos los detalles con los proveedores con calma.
Una buena elección facilita todo lo demás y aumenta las probabilidades de éxito de tu evento.
